Hoe Windocare 2.560 offertes per maand verwerkt zonder een IT-afdeling

Een operationele KMO die ramen en deuren herstelt en onderhoudt automatiseerde zijn offerteproces met Teamleader Focus, geïmplementeerd door Alpine Digital — van 21 dagen wachttijd naar 24 uur.

Sector: Herstelling & onderhoud ramen/deuren
Wie: Windocare
Team: ±25 medewerkers

Windocare uit Houthalen-Helchteren is een operationele KMO, onder leiding van Niels Stilman, die ramen en deuren herstelt en onderhoudt — geen marketingafdeling met een eindeloos budget, geen IT-dienst om op terug te vallen.

De uitdaging: te snel gegroeid voor het eigen proces

In de bouw- en renovatiesector is traagheid de norm. Offertes worden 's avonds laat handmatig opgemaakt, klanten wachten weken op een antwoord — en dat werd bij Windocare met de groei van het bedrijf alleen maar zichtbaarder.

De oplossing: automatisering op maat van een KMO

Windocare koos ervoor om zijn processen centraal aan te sturen via Teamleader Focus, geïmplementeerd door Alpine Digital. Geen groot IT-traject — wel een gerichte automatisering van het stuk van het proces dat zich daar het best toe leende: de offerte.

1

Aanvraag komt binnen

Automatisch geregistreerd in Teamleader Focus
2

Diagnoseofferte binnen 60 seconden

Automatische inschatting op basis van vaste parameters
3

Vervolgofferte binnen 24 uur

Een medewerker verfijnt en controleert
4

Opvolging tot akkoord

Alles centraal zichtbaar in Teamleader Focus

De klant getuigt

Samen met Alpine Digital, Marketingbureau Yungo en Teamleader Focus hebben we onze processen in één strakke flow gegoten.

Niels Stilman — Windocare

De resultaten: cijfers die de schaal van het probleem tonen

60% van de aanvragen resulteert in een vervolgofferte — dat komt neer op 2.560 offertes per maand. Om dat volume manueel te evenaren, zou één voltijdse medewerker non-stop 15,6 offertes per uur moeten maken: 124,8 per dag, oftewel één offerte elke 3 minuten en 51 seconden, zonder pauze.

Wat Windocare bereikt

0 +

offertes sinds februari 2026

0 sec

voor een automatische diagnoseofferte

0 u.

i.p.v. 21 dagen voor een vervolgofferte

Niet elk bouwproject is standaardiseerbaar — maar dit deel wel

Windocare's aanpak werkt omdat herstellingen aan ramen en deuren, ondanks de diversiteit aan schadegevallen, zich laten ontleden in een beperkt aantal vaste parameters: het type raam of deur, de aard van het defect (glasbreuk, hang- en sluitwerk, afdichting, mechanisch probleem...) en het benodigde onderdeel. Precies dat maakt een geautomatiseerde eerste diagnose mogelijk — vandaar ook de naam "diagnoseofferte". Dat is de reden waarom deze aanpak ook werkt voor andere onderhouds- en herstelgedreven sectoren: cv-installaties, sanitair, technische installaties, en meer.

Bereken je tijdwinst

De partners achter deze case

We denken mee vanuit business, niet enkel technologie. Bij Alpine Digital bouwen we software op maat die:

Yungo

aansluit op bestaande systemen (zoals Adsolut), maar uiteraard kan dit ook een langere tekst worden...

Teamleader

Officieel Teamleader-partner. We koppelen Teamleader aan je webshop, maatwerksoftware en bestaande systemen zoals Adsolut, zodat klant-, project- en factuurgegevens automatisch en veilig doorstromen.

Alpine Digital